Ochrana osobních dat

Dokumentace k ochraně osobních údajů dle Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR)

Úvodní list

Správce osobních údajů: UniExpo CZ, s.r.o.
Právní forma: Společnost s ručením omezeným
Adresa sídla: Praha 10 - Hostivař, U Továren 999/31, PSČ 10200
Identifikační číslo (IČ): 28441524
Jednající osoba a její funkce: Jiří Reguli / jednatel, Jiří Tikal / jednatel

Kontaktní údaje

Osoba odpovědná za ochranu údajů: Jiří Tikal
Její funkce / pracovní zařazení: jednatel
Kontaktní telefonní číslo: 775688785
Kontaktní e-mail: tikal@uniexpo.cz

Základní informace o GDPR

Co je GDPR?

GDPR (General Data Protection Regulation) je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů číslo 2016/679 Evropského parlamentu a Rady EU. Jde o novou sjednocující legislativu o ochraně osobních údajů platnou v celé EU. Byla schválena v dubnu 2016 s účinnosti nabývá 25. května 2018. V ČR nahrazuje dosud platný zákon o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb.

Jaké změny GDPR přinese?

GDPR zásadně změní dosavadní přístup při zpracovávání osobních údajů. Týká se všech firem, institucí i jednotlivců, kteří nakládají s osobními údaji. Nařízení je rovnocenné ve všech státech EU a je vymahatelné bez ohledu na stát nebo velikost firmy. Přináší nová pravidla, která bude třeba dodržovat a také dokládat jejich plnění. GDPR je závazné pro všechny, kdo shromažďují nebo zpracovávají osobní údaje fyzických osob. GDPR usiluje o zvýšení bezpečnosti a důvěry občanů EU vůči správcům a zpracovavatelům jejich osobních dat.

Co je považováno za osobní údaje?

Za osobní údaje považuje GDPR veškeré informace, které mohou vést k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Jde například o jméno, pohlaví, věk, datum narození, osobní stav, osobní údaje dětí, fotografie, videozáznam, čísla identifikačních průkazů, rodné číslo, občanství, IP adresu, e-mail, poloha, cookies, telefonní číslo, adresu, rasová, náboženská příslušnost, etnický původ, politické názory, filozofické vyznání, členství v odborech, zdravotní údaje, sexuální orientaci, genetické a biometrické údaje, trestní delikty, pravomocné odsouzení atd.

Jaká jsou práva subjektů údajů (fyzických osob)?

S GDPR dochází k výraznému posílení práv fyzických osob v oblasti jejich osobních údajů, zejména:

Subjekt údajů musí být o svých právech a o účelech zpracování dostatečně, přesně a srozumitelně informován před uskutečněním souhlasu se zpracováním svých osobních údajů
Subjekt údajů by měl mít přímý přístup ke svým údajům, nejlépe online
Subjekt údajů může vznést námitku proti zpracování svých údajů, má právo na omezené zpracování údajů
Subjekt údajů by měl mít možnost přenést údaje od jednoho správce k druhému
Subjekt údajů má právo na vymazání svých osobních údajů a také na zapomenutí, tedy vymazání veškerých osobních údajů, jejich kopií a odkazů na tyto údaje

Základní termíny, povinnosti a práva

Základní termíny:

Subjekt údajů je jakákoliv identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, ke které se OÚ vztahují.
Osobní údaj (OÚ) je jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
Zvláštní kategorie OÚ jsou údaje o rasovém nebo etnickém původu, zdravotním stavu, politických názorech, náboženském vyznání, členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje atd.

Co všechno může být osobní údaj:

jméno, příjmení, trvalé bydliště, doručovací adresa, datum narození, místo narození, věk, rodné číslo, osobní stav, zdravotní stav, zdravotní znevýhodnění, fotografický záznam, video záznam, audio záznam, e-mailová adresa, soukromé i pracovní telefonní číslo, IP adresa, identifikační číslo, daňové číslo, číslo OP, číslo řidičského průkazu, číslo pasu, číslo bankovního účtu, vzdělání, příjem ze zaměstnání, příjem z důchodu, výkonnost, zdravotní pojišťovna, počet dětí, mateřská, nemocenská, benefity, plán a výkaz práce, národnost, rasový a etnický původ, politické názory, náboženské a filozofické vyznání, členství v odborech, sexuální orientace, trestní delikty, pravomocná odsouzení, DNA, krevní skupina, Rh faktor krve, snímek obličeje, otisk prstu, snímek oční duhovky, snímek sítnice, podpis, hlas, jméno, příjmení a pohlaví člena rodiny, adresa člena rodiny a vlastně úplně všechno týkající se člena rodiny...
Červeně a tučně jsou vyznačeny OÚ zvláštní kategorie, při jejichž zpracování je nutné dbát zvýšené pozornosti, k jejich zpracování se vztahují další povinnosti a prakticky pokud nemáte zákonný důvod pro jejich zpracování, vždy si od subjektu údajů vyžádejte souhlas s jejich zpracováním.
Zpracování OÚ je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji.
Správce údajů je jakákoliv fyzická nebo právnická osoba, která spravuje nebo zpracovává OÚ.
Zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, která pro správce zpracovává OÚ (např. účetní, marketingová firma atd.).
Souhlas se zpracováním osobních údajů je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt dává svolení se zpracováním svých OÚ.
Rodičovský souhlas - zpracování OÚ dětí mladších 16 (15 po schválení ČR) let je možné pouze se souhlasem zákonného zástupce.
Dozorový úřad je u nás Úřad pro ochranu osobních údajů.

Základní principy zacházení s osobními údaji:

Princip odpovědnosti = jen a pouze správce a nikdo jiný je odpovědný za dodržení zásad zpracování OÚ v souladu s GDPR a zároveň správce je povinen soulad s GDPR doložit.
Princip přístupu založeného na riziku = správce je povinen od začátku a neustále brát na vědomí a vyhodnocovat míru rizika při sběru a zpracování OÚ

Zásady zpracování osobních údajů:

Zákonnost – zpracování nesmí být v rozporu se zákonem a musí být prováděno z jednoho konkrétního a přesně vymezeného důvodu (pro splnění právní povinnosti; pro splnění smlouvy nebo opatření před přijetím smlouvy; pro ochranu životně důležitých zájmů; pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci; pro účely oprávněných zájmů správce; s uděleným souhlasem subjektu údajů).
Korektnost a transparentnost – zajišťovat co největší míru informovanosti subjektu údajů.
Účelové omezení – OÚ nesmí být zpracovávány k jinému účelu, než k jakému byly shromážděny.
Minimalizace údajů – zpracování musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah.
Přesnost – zpracovávané OÚ musí být přesné a podle potřeby aktualizované.
Omezení uložení – uložení OÚ může být realizováno pouze po dobu ne delší, než je nezbytně nutné pro účel zpracování (s ohledem na právní předpisy, promlčecí lhůtu atd.).
Integrita a důvěrnost – povinnost přijmout vhodná technická a organizační opatření zajišťující ochranu před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením, poškozením.
Odpovědnost – dodržování všech uvedených zásad je na správci a musí být schopen to doložit.

Základní práva subjektů údajů:

Právo být informován o zpracování OÚ, právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu, resp. doplnění, právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku, právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování.

Zásady zpracování osobních údajů pro zákazníky dle GDPR

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů pro zákazníky dle GDPR vydaných společnost UniExpo CZ, s.r.o., se sídlem Kladno - Kročehlavy, Trojanova 124, PSČ 27201, IČO: 28441524, zapsané v obchodním rejstříku C 135454 vedená u Městského soudu v Praze ( dále “správce”) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje správce zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb, prodeji zboží, při návštěvách internetových stránek provozovaných správcem a kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a jak dlouho správce tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží. Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků správce a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb, zájemců o služby a zboží a návštěvníků internetových stránek provozovaných správcem, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči správci. Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“).

Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je správce schopen identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany správce dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

akademický titul
jméno a příjmení
název obchodní firmy
rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)
IČO, DIČ
adresa trvalého pobytu
adresa sídla nebo místa podnikání
fakturační adresa
čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny)
identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí
identifikační údaje plátce vyúčtování
bankovní spojení
podpis
V případě smluv na jednorázový prodej je rozsah omezen na základní identifikační údaje.

2. Kontaktní údaje

kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mail
adresy na sociální sítě

3. Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce

druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
objem poskytnutých služeb a jejich cena
zákaznický segment
informace o platební morálce

4. Provozní údaje a lokalizační údaje

Jsou údaje zpracovávané pro potřeby řešení případných sporů plynoucích z poskytování služeb a zboží, včetně plnění zákonných povinností správce. Jedná se zejména o:

volající číslo
volané číslo
adresa datového spojení (např. IP adresa nebo URL adresa)
číslo, název a umístění koncového bodu sítě
typ přístupu k internetu

5. Údaje z komunikace mezi správcem a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží správce mezi správcem a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem na prodejnách nebo jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů, chatové a videochatové komunikace mezi zákazníkem a správcem.

6. Kamerové záznamy z prodejen správce a z prostor správce

Správce umísťuje z důvodu ochrany oprávněných zájmů do prodejen správce a prostor správce. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

7. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy, objednávky, nabídky nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů správce, ale jejich zpracování umožní správci zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu.

Jedná se zejména o:

údaje získané marketingovými průzkumy (jsou zpracovány u zákazníků
služeb správce na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely)
údaje o využívání služeb, produktů, výhod a bonusů a typovém chování při využívání služeb (jsou zpracovány u zákazníků služeb správce na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely)
kontaktní údaje v případě, že se nejedná o zákazníka správce (jsou zpracovány na základě souhlasu s marketingovým oslovením)
záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných správcem získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných správcem a v případě souhlasu, jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro účely, na které se souhlas vztahuje)

Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu správce nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů správce

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností správce a ochranu oprávněných zájmů správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas.

Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách správce pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem správce)
které může mít vliv na rozhodování správce o uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně
vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (plnění smlouvy)
nahrávání a monitorování hovorů se zákaznickou linkou (plnění smlouvy)
procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv správce (oprávněný zájem správce)
evidence dlužníků (oprávněný zájem správce)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

U zákazníků služeb správce, je správce oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se správcem po dobu 4 roky ode dne ukončení poslední smlouvy se správcem.

V případě zakoupení zboží od správce je správce oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a správcem po dobu 4 roky ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

V případě jednání mezi správcem a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené správcem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 4 roky od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 4 roky ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy, objednávky a nabídky.

U dlužníků si správce ponechává osobní údaje související s dluhem ještě po dobu 4 roky poté, co je dlužník vymazán z Registru sdružení SOLUS, a to z důvodu oprávněného zájmu obhájit nároky související s předáním dlužníka do Registru sdružení SOLUS. Kamerové záznamy z prodejen a z prostor správce a okolí budov správce jsou zpracovávány maximálně po dobu 90 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

2. Zpracovávání údajů zákazníků služeb správce se souhlasem pro marketingové a obchodní účely účinným od 25. 5. 2018

U zákazníka služby správce s jeho souhlasem zpracováváme osobní údaje pro marketingové a obchodními účely. Pro období od 25.5.2018 nabírá správce nový souhlas pro marketingové a obchodní účely, který je účinný po tomto datu. Datum počátku účinnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely je v textu souhlasu.

Se souhlasem pro marketingové a obchodní účely bude správce od 25. 5.2018 zpracovávat osobní údaje zákazníka primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb správce nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů nebo čísel služby. Proto si správce bude též o zákaznících, kteří tento souhlas udělí, vytvářet uchovávat údaje o jejich typovém chování při využívání služeb a produktů správce a vytvářet a uchovávat anonymizované analýzy chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými marketingovými nabídkami.

Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může po 25. 5. 2018 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb správce a následujících 10 let poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro marketingové a obchodní účely mohou být v případě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené výše tohoto dokumentu (s výjimkou podpisu a kopií identifikačních dokladů), a to po dobu, po kterou je správce oprávněn tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 10 let ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované správcem, pokud zákazník souhlas dříve neodvolá.

3. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává správce s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb, produktů a zboží správce. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných správcem, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies správce, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

4. Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných správcem

V případě, že má subjekt ve svém koncovém zařízení povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies správce umístěných na internetových stránkách provozovaných správcem, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek správce. Zároveň umožňujeme vybraným subjektům, umístění jejich cookies na internetových stránkách provozovaných správcem.

Sdílení osobních údajů s jinými správci

Pokud zákon nestanoví jinak, můžeme jako správce osobních údajů předávat osobní údaje jiným správcům údajů jen v případě, že máme k takovému předání souhlas subjektu údajů. Udělení tohoto souhlasu je dobrovolné.

Kategorie příjemců osobních údajů

Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od správcem, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od správce a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou. Správce v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Způsob zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Správce vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Obchodní sdělení

Pro obchodní sdělení správce nebo třetích stran užívá správce název firmy nebo jiné vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných správcem je vždy zřejmé, že správce je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat buď na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu správce, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

Zákonné důvody zpracování osobních údajů

Účetní jednotka (podle zákona o účetnictví)

účetní závěrky a výroční zprávy - 10 let č. 563/1991 Sb., o účetnictví – § 31 a§ 32
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy - 5 let
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (daňové doklady aj.) - 5 let
Podnikatelé (plátci DPH) i účetní jednotky
doklady od osob povinných k dani z přidané hodnoty - 10 let
č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty – § 35 a § 35a
Zaměstnavatelé - stejnopisy evidenčních listů - 3 roky č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení – § 35a (4) a § 37 (1)
seznam společníků a členů statutárního orgánu dozorčí rady společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce (před rokem 2014, od 1. 1. 2014 je tato povinnost zrušena) a přehled kalendářních měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti - 6 let (3 roky po úhradě pojistného)
mzdové listy (mzdové listy poživatelů starobního důchodu) - 30 let (10 let)
údaje potřebné pro stanovení a odvod pojistného - 10 let, č. 589/1992 Sb., pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku
zaměstnanosti – § 22c
vnitřní předpis, kterým zaměstnavatel stanovuje práva z pracovněprávních vztahů výhodněji - 10 let č. 262/2006 Sb., zákoník práce – § 305 (4)

Obchodní společnosti a družstva (s výjimkou družstev bytových)

zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku
Dle vnitřní směrnice, resp. skartačního plánu, vždy se souhlasem příslušného státního oblastního archivu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – § 3 (2), Příloha č. 1
protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy, zprávy auditu
mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci společností, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek finanční dokumenty (účetní závěrky), podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice)

Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro společnost UniExpo CZ, s.r.o., se sídlem Praha 10 - Hostivař, U Továren 999/31, PSČ 10200, IČO: 28441524, obchodním rejstříku C 141737 vedená u Městského soudu v Praze ( dále “správce”) identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže správci svoji totožnost, následující práva.

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od správce:

potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů. V případě opakované žádosti bude správce oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla správce nebo na dashbaordu správce na adrese www.1gdpr.cz/dashboard/28441524. Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit na prodejně správce, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude správce zpracovávat. Zákazník správce, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na správce, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla správce.

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla správce na dashbaordu správce na adrese www.1gdpr.cz/dashboard/28441524.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany správce v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost je možné zaslat písemně na adresu sídla správce nebo vyplnit formulář na dashbaordu správce na adrese www.1gdpr.cz/dashboard/28441524.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat správce o předání těchto údajů jinému správci. Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na u správce po doložení oprávněnosti požadavku.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu správce. V případě, že správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla správce nebo vyplnit formulář na dashbaordu správce na adrese www.1gdpr.cz/dashboard/28441524.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď telefonicky, na prodejně správce nebo vyplnit formulář na dashbaordu správce na adrese www.1gdpr.cz/dashboard/28441524. Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat u správce, na zákaznické lince nebo proklikem z příslušného marketingového sdělení. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Správce uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.